らくらく採算表導入で作業時間を90%削減

　採算表導入当初は、伝票の数字をデータ化し、フォーマットに貼り付けて作成していました。しかし、貼付けミスが多く、チェックに時間を要していました。そこで関数を活用し自動反映できるようにしましたが、関数崩れが発生し、かえってチェックが大変になりました。チェック箇所も多く、誤りに気づけず、経営会議で数字の誤りを指摘されることもありました。

　採算表の作成やチェック時間を削減できるうえ、対象月や部門を選ぶだけで過去の採算を照会したり、実績採算の明細も1クリックで確認できる点に魅力を感じ、導入を決めました。また、管理者が外出先でEXCEL採算表をすぐに確認できず、身近に感じられないことが課題でしたが、システムを導入することで、外出先からでも簡単に確認できる環境が整うと考えました。

　他のパッケージシステムと違い、自社向けに自由に設計できるため、柔軟性のあるシステムだと感じました。マスタの作成もほとんど簡単でしたが、採算表のフォーマット設定には試行錯誤が必要で少し大変でした。システム専門部門がない中、経営管理部門の業務と並行して導入を進めましたが、1ヶ月でマスタを準備し、5ヶ月目から本稼働できました。本稼働後は大きな問題もなく順調に運用できています。

　EXCELで採算表を作成していた際は、数字の集計からチェックまで20時間かかっていましたが、システム導入後はチェック項目が減り、2時間程度で完了できるようになりました。その結果、各部門の確認が早まり、経営管理課の業務改善にもつながりました。また、以前は複数シートのEXCELで確認が複雑でしたが、らくらく採算表では必要なデータを簡単にダウンロードでき、数字に関心を持つ社員が増えました。さらに、導入を機に既存システムの運用も見直し、効率化が進みました。

　将来的には、採算に必要な情報（収入・経費・時間）をkintone内で管理し、日々の数字をらくらく採算表に反映させる状態にしたいと考えています。収入・経費・時間についての日々の情報がらくらく採算表へ反映できれば、タイムリーに一人時付加価値や税引前利益が確認できるため、問題に対しても早期に手を打つことができるようになります。また、日々最新の実績を見ることができるようになれば、管理者をはじめ全社員においても数字に興味が持てるようになるのではないかと考えています。このような環境を整えることで、ニチコミの更なる発展につなげていきたいと思っています。